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タイトル
Text copied to clipboard!文書管理コーディネーター
説明
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私たちは、組織内の文書や記録の管理を効率的に行うための文書管理コーディネーターを募集しています。このポジションでは、紙および電子文書の分類、保存、検索、廃棄のプロセスを最適化し、情報の正確性と機密性を確保することが求められます。文書管理コーディネーターは、社内の各部門と連携し、文書のライフサイクル全体を通じて標準化された手順を導入・維持する役割を担います。
主な業務には、文書管理システムの運用、文書の命名規則や保存ルールの策定、文書のデジタル化、アクセス権限の管理、監査対応の準備などが含まれます。また、従業員への文書管理に関するトレーニングの実施や、コンプライアンス遵守のためのガイドライン作成も重要な職務です。
この職種には、細部に注意を払い、情報の正確性を重視する姿勢が求められます。さらに、ITスキルやデータベース管理の知識、文書管理に関する法的要件への理解も必要です。変化する業務環境に柔軟に対応し、効率的な文書管理体制を構築・改善できる方を歓迎します。
文書管理コーディネーターは、企業の情報資産を守る重要な役割を担っており、組織全体の業務効率化やリスク管理に大きく貢献します。情報の信頼性と可用性を確保することで、組織の意思決定を支援し、法的リスクの軽減にも寄与します。私たちは、責任感があり、コミュニケーション能力に優れたプロフェッショナルを求めています。
責任
Text copied to clipboard!- 文書の分類、整理、保管業務の実施
- 文書管理システムの運用と保守
- 文書のデジタル化および電子保存の推進
- アクセス権限の設定と管理
- 文書のライフサイクル管理（作成から廃棄まで）
- 社内文書管理ルールの策定と更新
- 監査対応のための文書準備
- 従業員への文書管理トレーニングの実施
- 法令や規制に基づく文書管理の遵守
- 文書管理に関する改善提案の実施
要件
Text copied to clipboard!- 文書管理または情報管理に関する実務経験
- 基本的なITスキル（MS Office、PDF、スキャン等）
- 文書管理システムの使用経験がある方歓迎
- 細部に注意を払う能力
- チームでの協働およびコミュニケーション能力
- 文書管理に関する法的知識があれば尚可
- 高い機密保持意識
- 業務改善に積極的に取り組める姿勢
- 日本語での文書作成能力
- 高卒以上（大学卒業者歓迎）
潜在的な面接質問
Text copied to clipboard!- 文書管理の経験はどのくらいありますか？
- 使用したことのある文書管理システムを教えてください。
- 紙文書と電子文書の管理で注意している点は何ですか？
- チームでの業務経験について教えてください。
- 文書の機密性をどのように確保していますか？
- 業務改善の提案を行った経験はありますか？
- 監査対応の経験はありますか？
- 文書のデジタル化に関わったことはありますか？
- 法的要件に基づく文書管理の知識はありますか？
- トレーニングやマニュアル作成の経験はありますか？
